Narzędzia PM

Narzędzia PM przeznaczone są nie tylko dla firm dużych i bardzo dużych, gdzie złożoność procesów biznesowych wewnątrz organizacji wymusza stosowanie narzędzi ułatwiających zarządzanie projektami, a także administrowanie zmianami, ryzykiem lub zasobami. Narzędzia te mogą być z powodzeniem stosowane wszędzie tam, gdzie pojawia się projektowa specyfika prowadzenia biznesu, czyli m.in. w budownictwie, firmach mediowych itd. Zastosowanie narzędzi do wspomagania prowadzenia projektów zawsze oznacza dla instytucji wymierne korzyści. Według META Group dzięki wdrożeniu narzędzi klasy PM stan wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa poprawia się średnio od 5% do 15%.

Współczesne narzędzia do zarządzania projektami wspierają zarówno podstawowe funkcje takie jak raportowanie czy budżetowanie projektów jak również ułatwiają samo prowadzenie projektów dzięki wsparciu dla pracy grupowej i komunikacji uczestników projektu. Konferencja "Zarządzenie projektami" ma za zadanie przybliżyć zarówno narzędzia analityczne i zarządcze jak też przedstawić pomocne funkcje oprogramowania w tzw. "miękkiej" części prowadzenia projektów: komunikacji, wymianie informacji i obiegu dokumentów. Nowoczesne narzędzia PM obejmują cały cykl trwania projektu - od wstępnych propozycji po okres, który następuje po jego ukończeniu. Chociaż posiadanie odpowiednich narzędzi nie gwarantuje sukcesu prowadzonego projektu, to znacząco ułatwia pracę menedżera projektu oraz zespołu projektowego i pozwala na wnikliwy nadzór i monitorowanie, czy nie przekraczane są przydzielone projektowi zasoby i czas realizacji poszczególnych etapów. Czynniki te znacznie podnoszą prawdopodobieństwo powodzenia projektów prowadzonych przez przedsiębiorstwo.

Podczas konferencji chcemy poruszyć zagadnienia dotyczące metodologii projektowych omawiając różnice miedzy nimi i wpływ przyjętej metodologii na sposób prowadzenia projektu. Six Sigma to metoda zarządzania jakością, której zadaniem jest osiągnięcie wysokiej jakości - "sześć sigma". Metoda używana jest w wielu światowych koncernach, takich jak Motorola, GE czy Microsoft. W roku 2000 miasto Fort Wayne w Indianie (USA) zostało pierwszym miastem używającym sześć sigma do zarządzania miastem.

Metoda Scrum (po polsku "młyn") - to tzw. lekka metodyka projektów, najczęściej stosowana w projektach informatycznych. Wykorzystywana jest głównie w skomplikowanych projektach, w których nie da się do końca przewidzieć, co może się przydarzyć, lub w przypadku przedsięwzięć o wysokim stopniu innowacyjności.

Dość znana i popularna w Polsce metoda PMI - stworzona przez Project Management Institute, największą międzynarodową organizację, zrzeszającą kierowników projektu. Zawarty w PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) zbiór standardów obejmuje najlepsze rozwiązania w dziedzinie zarządzania projektami, zebrane i opublikowane przez członków PMI. Równie znana jak PMI metoda PRINCE2 - to ogólna, silnie sformalizowana, metoda zarządzania projektami, niezależna od dziedziny zastosowania.

Definiując budżety projektów, menedżerowie mogą przygotować odpowiednie raporty i analizy, co pozwala na dostosowanie pracy do nadrzędnych celów firmy. Oprogramowanie informatyczne w znacznym zakresie wspomaga kontrolę finansową. Śledzenie budżetu pozwala zachować zgodność standardów projektowych budżetu ze stosowaną przez firmy metodą alokacji. Śledzenie budżetów umożliwia także wychwycenie relacji pomiędzy budżetem a rzeczywistymi wartościami, takimi jak praca, koszt, praca rzeczywista i koszt rzeczywisty, pochodzącymi z planu szczegółowego. Definiując budżety projektów, menedżerowie mogą przygotować odpowiednie raporty i analizy, co pozwala na dostosowanie pracy do nadrzędnych celów firmy.

Ważnym wsparciem w prowadzeniu projektów i nadzorze nad procesami, jaki daje PM, są narzędzia do raportowania. Zapewniają one kontrolę nad czasem i innymi zasobami zarówno prowadzącemu projekt, jak i kontrolującemu go sponsorowi projektu. W rezultacie zakończenia projektu zarząd oczekuje na ogół konkretnych wyników finansowych w postaci mierzalnego zwrotu z inwestycji (ROI). Pomoc, jaką dają narzędzia PM, jest w tym zakresie nieoceniona. Na każdym etapie toczącego się projektu zarządzający nim ma informacje o wykorzystanym czasie pracowników biorących udział w projekcie. Wycena tego czasu wraz z informacjami o innych zastosowanych zasobach jest podstawą do wyliczenia wskaźnika opłacalności inwestycji. Dane te powinny być dostępne nie tylko w ramach grupy nadzorującej projekt, lecz także dla innych działów, które albo użyczają swoich zasobów, albo kontrolują wykorzystanie środków finansowych (dział kontrolingu). Automatyzacja obiegu informacji o toczących się projektach jest obecnie czynnikiem krytycznym dla przedsiębiorstwa. Możliwość szybkiej reakcji w przypadku zbliżenia się do granic przekroczenia zakładanych budżetów projektów lub czasu, w którym projekt ma się zakończyć tak, by przynieść korzyści, zapewnia organizacjom mechanizmy ochrony przed ryzykiem związanym z toczącym się projektem.

Nowoczesne narzędzia klasy PM umożliwiają również tworzenie propozycji projektów, które można potem łatwo przekształcić w projekty. Narzędzia ułatwiają formalizację zadań projektowych i uściślenie celów projektu. Pozwala to prezentować dane dotyczące zakresu projektu - budżetu, kamieni milowych i koniecznych do realizacji zasobów. We współczesnych systemach PM informacja może być łatwo prezentowana w rozmaitych formatach, w zależności od preferencji uczestników projektu: jako jednostronicowe harmonogramy czy raporty, dokumenty, a także dla programów zewnętrznych służących do prezentacji diagramów.

PM ułatwia ocenę zasobów przedsiębiorstwa koniecznych do realizacji zarówno projektów, jak i do obsługi dynamicznie zmieniających się procesów biznesowych. Dzięki narzędziom PM możliwe jest sporządzenie planów zasobów, co jest szczególnie przydatne przy kształtowaniu długofalowej strategii działów przedsiębiorstwa i całego przedsiębiorstwa. Uwzględnienie przyszłych projektów pozwala właściwie przygotować się, zapewniając środki konieczne do realizacji zadań. Procedury planowania ułatwiają zapewnienie projektom o najwyższym priorytecie przydzielenie właściwych ludzi, z odpowiednimi umiejętnościami. Pomocne jest także śledzenie wykorzystania materiałów (zasobów innych niż praca) lub personelu i zasobów zewnętrznych (np. podwykonawców), które same nie korzystają z raportowania w rozwiązaniu PM.

Praca nad projektem wymaga ścisłej współpracy i wymiany informacji członków zespołu. Współczesne mechanizmy komunikacji znane pod nazwą Unified Communication zapewniają stały kontakt uczestników projektu. Narzędzia te pozwalają na wymianę informacji, plików i danych w podróży służbowej, a także zapewniają komunikację z pracownikami zdalnymi, pracującymi z domu. Rozwiązania do pracy grupowej umożliwiają m.in. jednoczesną pracę zespołu nad wspólnymi dokumentami.

Dzięki zintegrowanym z oprogramowaniem klasy PM narzędziom zdalnej komunikacji zarządzający projektem mogą administrować zasobami, ustalać spotkania i przydzielać zadania w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca.

Współpraca z programem pocztowym uzupełnionym o funkcje kalendarza i listy zadań ułatwia członkom zespołów przeglądanie i tworzenie raportów o postępie prac. Z poziomu tego programu użytkownik ma możliwość przekazywania menedżerom projektów zaktualizowanych raportów. Dodatkowo, użytkownicy mogą automatycznie przesyłać uaktualnienia lub otrzymywać powiadomienia za pośrednictwem dowolnego systemu poczty elektronicznej. Funkcjonalność tego rodzaju narzędzi pozwala także na uruchomienie projektu w intranecie i dostęp do informacji o projekcie online. Usprawnia to działanie, zapewniając nieprzerwaną pracę przy projekcie bez względu na to, czy pracownik przebywa aktualnie w biurze, czy w podróży służbowej.

Równie przydatne w komunikacji zespołu są nowoczesne funkcje audio i wideokonferencji, mechanizm pogawędki (chat) i integracja faksu oraz telefonii stacjonarnej z klientem poczty elektronicznej. Służące do chatu komunikatory łączą najczęściej wykorzystywane usługi komunikacyjne. Oprogramowanie umożliwia lepszą i efektywniejszą komunikację poprzez łatwe zarządzanie przychodzącymi i wychodzącymi połączeniami zarówno głosowymi, wideo, jak i chatem internetowym, również w wersji wielostronnej (konferencyjnej). Dostęp do zintegrowanej skrzynki wiadomości przechowującej pocztę głosową i elektroniczną, faksy, a także historię połączeń ułatwia skuteczniejszą komunikację i zarządzanie informacją w zespole. Dzięki intuicyjnej obsłudze zaawansowanych usług telefonicznych, pracownicy poświęcają mniej czasu na odbiór informacji, a wiedza o dostępności współpracowników widoczna jest zarówno z poziomu aplikacji, jak i telefonu.

Elektroniczny obieg dokumentów jest obecnie czymś oczywistym przy prowadzeniu projektów. Grupy projektowe mają zbyt mało czasu by stosować obieg papierowy. Dodatkowo elektroniczny system obiegu dokumentów w sposób skuteczniejszy porządkuje proces odbierania i wysyłania dokumentów. Wchodząc na własną, spersonalizowaną stronę systemu intranetowego lub zaglądając do skrzynki programu pocztowego użytkownik widzi dokumenty, które do niego trafiły. Może przejrzeć historię każdego z nich, dowiedzieć się, kto jest jego autorem, a kto - autorem poprawek.
System obiegu dokumentów nadaje poszczególnym użytkownikom uprawnienia, a więc każdy może wykonać na dokumencie tylko te operacje, które są dla niego dostępne. Dzięki automatyzacji prac nad dokumentami firma może uporządkować wewnętrzne procesy biznesowe. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, nie tylko do potrzeb projektowych, ale także przy procesach biznesowych, dokonuje się poprzez implementację kompleksowego systemu obiegu informacji elektronicznej, często wspartą infrastrukturą klucza publicznego i elektronicznego podpisu. Oszczędza to czas pracowników, usprawnia pracę i przyczynia się do lepszego zarządzania instytucją.

Dzięki narzędziom analizy portfela projektów możliwe jest zarządzanie kluczowymi działaniami na poziomie strategii przedsiębiorstwa.

Zarządzanie portfelem projektów umożliwia automatyzację i standaryzację procesów zarządzania, ułatwiając sprawowanie kontroli nad pełnym portfolio projektów przedsiębiorstwa. Pozwala także na konsolidację inwestycji biznesowych i technologicznych poprzez pełniejszy i efektywniejszy nadzór zarządu. W dużym przedsiębiorstwie toczy się jednocześnie na ogół wiele projektów, które wzajemnie rywalizują o zasoby i priorytety. Przykładowo, dość często zdarza się, że zasoby działu IT implementujące zmiany w systemie billingowym są obciążane wieloma projektami równolegle, a kryteria wyboru FIFO (First In - First Out) najczęściej nie są zgodne z celami strategicznymi - bo znaczenie każdego z nich może być dla firmy bardzo różne zarówno pod względem bieżących przychodów, jak i przyszłego rozwoju. Oprogramowanie narzędziowe umożliwia realistyczną ocenę przez zarząd ważności każdego prowadzonego projektu według zadanych z góry kryteriów i podjęcie właściwej decyzji zgodnie z wielowymiarową oceną przeprowadzoną na podstawie analizy. Rozwiązania dla portfolio projektów przedsiębiorstwa dokonują również optymalizacji wykorzystania budżetu oraz pomagają w selekcji inwestycji, które najlepiej dopasowują się do strategii biznesowej firmy.